Jak długo przechowywać dokumenty firmowe?

Przechowywanie dokumentacji firmy to jeden z wielu obowiązków przedsiębiorcy.

Warto wiedzieć, przez jaki okres czasu należy przechowywać poszczególne grupy dowodów, aby nie zajmować miejsca przedawnionymi już papierami lub - z drugiej strony - nie zniszczyć czegoś, co jeszcze może być potrzebne.
Jak wynika z art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg podatkowych przechowują je oraz związane z ich prowadzeniem dokumenty do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Jak wynika z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej zobowiązanie podatkowe przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Drugą grupą dokumentów firmowych istotnych z punktu widzenia przechowywania są dokumenty zgłoszeniowe i rozliczeniowe z ZUS. W tym przypadku kwestia ta została uregulowana w art. 47 ust. 3c ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Zgodnie z jego treścią kopie deklaracji rozliczeniowych i imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty płatnik składek jest zobowiązany przechowywać przez okres 5 lat od dnia ich przekazania w formie dokumentu pisemnego lub elektronicznego.
Obowiązek przechowywania dokumentacji kadrowej wynika z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy. Jak wynika z jego treści pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy (np. imienne listy płac, karty ewidencji czasu pracy, karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego) oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Natomiast o okresie przechowywania akt osobowych traktuje art. 51u ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Zgodnie z jego treścią okres ten wynosi 50 lat, tak jak w przypadku pozostałych dokumentów pracowniczych.
Od 01 stycznia 2019 r. obowiązuje nowy skrócony – 10 letni okres przechowywania dokumentów kadrowych. Dotyczy on pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 2019 r. oraz za pracowników zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. po wysłaniu przez pracodawcę raportu informacyjnego do ZUS.